La situation est délicate et le choix de télétravailler est un peu subi. Sans compter que les écoles étant encore fermées, vous avez souvent du mal à vous concentrer, avec vos enfants à côté. Bref, personne n’aurait imaginé que le travail soit si délicat à faire. Sans compter qu’organiser des réunions est une nécessité quand on télétravaille.
Ça tombe bien, on vient de vous équiper et vous avez un logiciel de visioconférence… au premier test : Vous avez beaucoup de mal !
On pense souvent qu’il est juste question d’être bien outillé pour réussir sa visioconférence et depuis que vous êtes en télétravail, vous constatez bien que cela ne suffit pas. Voici quelques conseils que je vous propose qui sont tirés de mes expériences avec mes clients.
Bien vous préparer !
Une réunion en ligne est plus délicate qu’une réunion au bureau, pour la simple raison qu’elle doit être concise et claire malgré la distance. Il est important de vous organiser pour savoir ce qui sera évoqué et de l’envoyer aux participants. Je recommande fortement d’envoyer (même la veille) aux participants l’ordre du jour pour qu’ils se préparent. Ainsi, ils seront plus impliqués et la réunion plus efficace.
Rester concentré
Si vous souhaitez réussir votre visioconférence, la première chose c’est de rester concentré et d’éliminer tous les parasites de la communication. La meilleure chose à faire lorsque vous faites du télétravail, c’est de fuir toutes les distractions externes comme la télévision à vos côtés, ou que des personnes soient dans la même salle. Essayez plutôt de vous isoler dans un lieu calme. Attention aux bruits parasites comme ceux du stylo, de vos bijoux, de feuilles qui peuvent perturber la communication.
Travailler votre présentation orale
Comme ils ne voient pas le reste de votre corps et que vous ne gérez pas l’espace, votre voix et votre intonation sont très importantes. Je vous conseille de ne pas parler trop vite, ni trop lentement. Essayez d’appuyer sur les termes les plus importants et haussez un tout petit peu le ton quand vous êtes sur de l’affirmation ! L’exercice que je donne souvent aux managers c’est de se filmer et de se regarder après. On peut aussi proposer ce « film » à ses proches pour collecter leurs avis. Si vous comptez annoncer des chiffres ou des décisions, je vous invite à les illustrer avec des slides simples.
La posture de votre corps est aussi très importante ; Ici en l’occurrence, on parle de la tête et du buste. Fixez la caméra et essayez d’avoir un léger sourire. Tenez-vous droit et évitez de trop bouger sur votre chaise
Ne pas imposer la caméra pour tous
Vous l’avez peut-être déjà remarqué, beaucoup de personnes enlèvent leur caméra ou ne la mettent pas du tout durant les réunions en ligne. La raison est simple : Les gens qui font du télétravail sont souvent dans un espace personnel portant aussi des vêtements peu adaptés pour le travail. Il est même possible qu’ils ne soient pas seuls dans la pièce et n’ont pas d’autres solutions. Même si ça peut vous être désagréable, il est important de tolérer ce genre de comportements. La voix jouera alors un grand rôle pour reconnaître chacun
Donner un temps de parole équitable !
Il faut veiller à répartir de manière équitable le temps de parole car vous aurez toujours des participants plus discrets que d’autres. Assurez-vous donc que tous les participants puissent avoir l’occasion de s’exprimer. Pour cela, n’hésitez pas à donner la parole et à demander à chacun son avis. Toutefois, vous devez aussi tolérer que certains n’aient pas envie de s’exprimer.
Ne pas perdre leur concentration
En général, une réunion en ligne ne devrait pas dépasser. J’invite souvent mes clients soit à prendre une pause, soit à diviser la réunion en 2 thématiques si elle est trop longue. Sachez qu’au bout d’une vingtaine de minutes, vous allez perdre la concentration des présents. J’ai deux astuces pour vous : la première, j’essaye d’évoquer un sujet complètement hors réunion mais qui ne fâche pas (pas de politique ou de sport), ça peut être par exemple « vous avez vu la dernière pub de telle marque, elle est géniale… ». La deuxième astuce, c’est de susciter les interactions. C’est-à-dire, faire un tour des participants en leur disant par exemple « C’est bon, pour l’instant, vous avez une question ? »
Organiser la salle de réunion
Pour n’oublier personne et pouvoir être aussi efficace qu’une réunion physique, je demande à chaque participant de se présenter (un simple bonjour quand l’équipe se connait) et je schématise sur une feuille blanche une table, où je mets autour (toujours au stylo) les participants comme s’ils étaient vraiment assis. Ainsi cela me permet de faire « un tour de table » de manière efficace !